Hace unos días te contaba la importancia que creo que tienen los procedimientos normalizados de trabajo (PNTs), al permitir llevar a cabo tareas de forma consistente y segura, evitando errores de todo tipo, y minimizando el riesgo de accidentes o malentendidos.

Y como también te dije, es perfectamente aplicable a tu propia productividad personal. Es más, es recomendable, incluso imperativo, me atrevería a decir.

Te voy a poner un ejemplo, la gestión del correo electrónico, que, si te pasa lo mismo que a mí, seguro que te lleva por la calle de la amargura.

Disponer de un PNT robusto en la gestión de este correo electrónico ayuda en gran medida a mantenerlo a raya, a pesar de todo lo que llegue. Así, te pregunto, ¿tienes definido?:

• Tú o tus inbox. Lo ideal es que tengamos tan solo uno, pero a veces con el correo corporativo no es posible.
• El orden y frecuencia de revisión y triaje de cada uno de tus inbox. Por ejemplo, primero el corporativo y luego Gmail, y definidas dos franjas de tiempo en días laborales en el calendario, por ejemplo, de 09:00 h a 09:30 h, y de 13:00 h a 13:30 h.
• Los posibles destinos del triaje del correo electrónico: papelera, archivo (¿cuál y dónde?, porque en el propio software de correo electrónico no es una buena idea), calendario para incorporar citas, aplicación de gestión de tareas y proyectos derivados de los correos electrónicos revisados, ya sean para hacer por uno mismo, ya sean delegaciones hechas a otras personas, o lista o carpeta de correos «A la Espera».
• Frecuencia de revisión de la carpeta de correos electrónicos «A la Espera».
• Etc.

En definitiva, si tienes definido por escrito el PNT, con las Apps a utilizar como destinos, etc., y lo interiorizas y aplicas, es probable que no disminuya la carga de correos entrantes (para esto hacen falta otras políticas), pero sí puedes vivir con la tranquilidad de que no se te escapa nada. Y así con otros aspectos de tu productividad personal.

Y tú, ¿tienes definidos tus propios PNTs en tu productividad personal?

Faltan 40 días.